Política de tratamiento de datos personales
Vigente desde el 28 de octubre de 2026. Versión 4. Reemplaza la versión 3, vigente desde el 28 de octubre de 2026.
1. Identificación del responsable
El responsable del tratamiento de los datos personales es:
- Nombre: William Cardona
- Marca: Soy Cardona Live
- Domicilio: Medellín, Colombia
- Correo electrónico: hola@soycardonalive.com
- Teléfono y WhatsApp Business: 301 858 1676
- WhatsApp con asistente automático: 323 907 1790
- Sitio web: soycardonalive.com
2. Objeto y marco legal
Esta política explica cómo recogemos, guardamos, usamos, compartimos y suprimimos datos personales. Aplica a todas las bases de datos que maneja William Cardona con la marca Soy Cardona Live.
Se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y por el Decreto 1377 de 2013. Hoy ese decreto está compilado en el capítulo 25 del título 2 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015.
3. Definiciones
Usamos las definiciones de la Ley 1581 de 2012, art. 3, y del Decreto 1377 de 2013, art. 3 (compilado en el art. 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015):
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Incluye, entre otros, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable: quien decide sobre la base de datos o el tratamiento.
- Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
- Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es responsable, dentro o fuera del país.
- Transmisión: comunicación de datos dentro o fuera de Colombia para que un encargado los trate por cuenta del responsable.
4. Datos que tratamos como responsable
4.1 Prospectos y contactos comerciales.
- Estudios webcam. Datos de contacto de sus dueños, administradores o representantes: nombre, cargo, correo, teléfono o WhatsApp, ciudad y redes o sitio web del estudio. También el historial de conversaciones y reuniones.
- Personas que quieren montar un estudio. Nombre, correo, teléfono o WhatsApp, ciudad y la información que nos den sobre su proyecto. También el historial de conversaciones y reuniones.
- Modelos webcam contactados de forma directa. Solo el alias, la señal (el enlace o canal público donde transmiten) y el dato de contacto que el propio modelo publica.
4.2 Clientes que firman el contrato de asesoría. Para celebrar y ejecutar el contrato de prestación de servicios tratamos:
- Nombre y cédula de ciudadanía o NIT.
- Dirección.
- Nombre y datos de identificación del representante legal, cuando el cliente es una empresa.
- Datos de facturación y de pagos: valores, fechas y soportes de pago.
- Los datos de la firma electrónica del contrato: los que el cliente registra en la plataforma de firma y la constancia del proceso de firma.
Obtenemos estos datos directamente del cliente.
4.3 Aspirantes a modelos. Son las personas mayores de 18 años que nos escriben por WhatsApp al 301 858 1676 (WhatsApp Business) o al 323 907 1790, que funciona con un asistente automático (bot) para postularse como modelos. El reclutamiento está dirigido a personas mayores de 18 años. La página web no tiene formulario. Los datos llegan solo por esos chats.
El asistente automático guarda el número de WhatsApp de quien escribe, la fecha y el tipo de solicitud solo después de que la persona presiona el botón “Soy mayor, acepto” del aviso de la sección 10. Si la persona no cumple el perfil, borramos ese registro según la sección 6.
Si la persona no presiona el botón “Soy mayor, acepto”, el asistente cierra la conversación, se despide y no guarda su número.
Recogemos:
- Nombre.
- Edad.
- Género (obligatorio en el asistente automático; ver sección 6).
- Experiencia como streamer (sí o no).
- Datos de contacto: número de WhatsApp y, si lo da, correo.
- Municipio o ciudad donde vive.
- Una descripción breve que el aspirante escribe sobre sí mismo o su interés.
- Lo que el aspirante decida compartir en el chat.
En el asistente automático estos datos quedan en una tabla con las columnas: Fecha, Teléfono, Tipo, Nombre, Edad, Género, Experiencia, Ciudad y Descripción.
No pedimos:
- Documento de identidad.
- Fotos, videos ni audios.
- Medidas o descripciones físicas.
- Datos de salud, orientación sexual, origen racial o étnico, ni convicciones religiosas o políticas.
- Datos bancarios.
- Cuentas en plataformas ni contenido.
Si el aspirante envía algo que no pedimos, por ejemplo una foto, no lo registramos en nuestras bases de datos y lo eliminamos del chat.
4.4 Personas que piden servicio técnico, juguetería u otros servicios. Son las personas que escriben al 323 907 1790 y eligen en el asistente automático la opción de servicio técnico, juguetería u otros servicios. Recogemos:
- Número de WhatsApp.
- La opción elegida.
- Un texto libre con su nombre y lo que necesita.
Hoy estas personas no reciben el botón “Soy mayor, acepto”. Después de elegir la opción reciben un mensaje con el enlace a esta política y la petición de que nos escriban su nombre y lo que necesitan. Si nos escriben después de ver el enlace, esa conducta inequívoca cuenta como autorización para usar su mensaje solo para responderles (sección 10).
5. Datos de modelos y personal que entrega el cliente
En la asesoría, el cliente nos puede entregar datos de las modelos, los monitores y el personal administrativo de su estudio. Lo hace para que preparemos borradores de contratos, lo asesoremos en la creación de cuentas de modelo dentro del panel de estudio y en la planilla de liquidación de pagos.
En ese caso:
- El cliente es el responsable de esos datos, porque decide sobre la base de datos y su tratamiento (Ley 1581 de 2012, art. 3, literal e).
- Nosotros actuamos como encargado, porque tratamos los datos por cuenta del cliente (Ley 1581 de 2012, art. 3, literal d). Solo los usamos para la tarea que el cliente nos pide.
- El cliente debe garantizar que tiene la autorización previa, expresa e informada de cada titular (Ley 1581 de 2012, art. 9 y 12). Esa autorización debe cubrir que el cliente nos comparta los datos para la asesoría y que los guardemos en los proveedores de la sección 8.
- Solo pedimos los datos necesarios para cada tarea (Decreto 1377 de 2013, art. 4, compilado en el art. 2.2.2.25.2.1 del Decreto 1074 de 2015).
- Cumplimos los deberes del encargado de la Ley 1581 de 2012, art. 18.
- Las reglas de este tratamiento quedan en el contrato con el cliente, con el contenido que pide el Decreto 1377 de 2013, art. 25 (compilado en el art. 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015).
- Si un titular nos escribe por sus datos, lo atendemos y le informamos al cliente, que es su responsable.
6. Datos sensibles y datos de menores de edad
Datos sensibles. La ley prohíbe tratarlos, salvo en los casos del art. 6 de la Ley 1581 de 2012. Por ejemplo, cuando el titular da su autorización explícita.
- No pedimos datos de salud, origen racial o étnico, orientación política ni convicciones religiosas.
- No pedimos ni guardamos imágenes, videos ni datos biométricos de las modelos.
- No pedimos ni guardamos datos relativos a la vida sexual de ninguna persona. No usamos el alias ni la señal de una modelo para describir o clasificar el contenido que transmite.
- Si el cliente necesita compartirnos un dato sensible para una tarea concreta, debe tener antes la autorización explícita del titular. Esa autorización debe informarle que no está obligado a darla, cuáles datos son sensibles y para qué se usan (Decreto 1377 de 2013, art. 6, compilado en el art. 2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015).
- Ninguna actividad se condiciona a que el titular entregue datos sensibles.
- Si recibimos un dato sensible que no pedimos, no lo registramos en nuestras bases de datos y lo eliminamos.
Aspirantes a modelos. El asistente automático pide el género de forma obligatoria y ofrece exactamente tres opciones: hombre, mujer y trans. Lo pedimos para verificar la disponibilidad de plazas de trabajo por género. Solo usamos el género para evaluar la postulación; no lo usamos para otras finalidades ni lo compartimos con terceros fuera de los proveedores de la sección 8. Tratamos el interés del aspirante en esta actividad como un dato que requiere cuidado. Solo lo usa la persona que evalúa la postulación. No lo compartimos con terceros. No lo usamos para otras finalidades.
Menores de edad. La ley prohíbe tratar datos de niños, niñas y adolescentes, salvo los de naturaleza pública (Ley 1581 de 2012, art. 7; Decreto 1377 de 2013, art. 12, compilado en el art. 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015).
- Solo trabajamos con personas mayores de edad.
- El cliente debe verificar la mayoría de edad de todas las modelos y del personal.
- Si detectamos un dato de un menor de edad, suspendemos la tarea relacionada y suprimimos el dato.
La postulación de aspirantes es solo para personas mayores de 18 años. Si quien escribe dice tener menos de 18 años, o su edad no es clara, no seguimos con el proceso. El asistente automático elimina los datos que haya registrado, incluidos su número y su fila en la hoja de cálculo, y los eliminamos del chat.
Descarte automático por perfil. Si la persona no cumple el perfil de la convocatoria, el asistente automático elimina sus datos, incluidos su número de teléfono y su fila en la hoja de cálculo. Hoy el perfil excluye a menores de 18 años y a mayores de 35 años. No conservamos datos de quien es descartado. Los proveedores pueden conservar por poco tiempo registros técnicos de la conversación (Make: historial de ejecuciones de 7 días; Meta: hasta 30 días; ver sección 8).
7. Finalidades
Tratamos los datos para:
- Contactar a estudios webcam, a personas que quieran montar un estudio y a modelos para presentar nuestros servicios de asesoría.
- Enviar información comercial, propuestas, cotizaciones e invitaciones relacionadas con la industria webcam, por correo, WhatsApp, llamada o redes sociales.
- Agendar y hacer reuniones, y llevar el registro de cada conversación.
- Celebrar, firmar y ejecutar el contrato de asesoría, facturar y gestionar los pagos.
- Prestar los servicios contratados, incluido el tratamiento como encargado de la sección 5.
- Organizar los contactos en nuestro CRM y en hojas de cálculo internas para el seguimiento comercial.
- Atender consultas, reclamos y solicitudes de los titulares.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.
- Evaluar la postulación de los aspirantes a modelos que nos escriben por WhatsApp (301 858 1676 y 323 907 1790) y contactarlos para el proceso de selección de un contrato de participación. Solo usamos sus datos para esa finalidad, que les informamos antes de recogerlos (Ley 1581 de 2012, art. 4, literal b, principio de finalidad).
- Atender las solicitudes de servicio técnico, juguetería y otros servicios que llegan por WhatsApp, y contactar a quien las hace para responderle.
- Avisar de forma interna al responsable, por correo y por Telegram, cada vez que llega una solicitud nueva, para responderla a tiempo.
No vendemos ni alquilamos datos personales. Si cambia la finalidad, pediremos una nueva autorización (Decreto 1377 de 2013, art. 5, compilado en el art. 2.2.2.25.2.2 del Decreto 1074 de 2015).
8. Proveedores que guardan datos
Guardamos o comunicamos los datos por medio de los siguientes proveedores con sede en el exterior:
| Proveedor | Uso | Dónde guarda los datos | Transferencia internacional | Uso para entrenar IA | Fuente |
|---|---|---|---|---|---|
| Zoho Sign (Zoho) | Firma electrónica del contrato | Zoho asigna el centro de datos según el país elegido al registrarse. Tiene centros en Estados Unidos, Canadá, Europa (Países Bajos e Irlanda), India, Singapur, Australia, China, Japón, Arabia Saudita y Emiratos Árabes. | Sí. Zoho trata y guarda datos en Estados Unidos, el Espacio Económico Europeo y otros países donde opera. | Zoho dice que solo usa recortes anonimizados de los datos para mejorar la precisión de sus algoritmos, y los datos de cada organización para modelos propios de esa organización. | https://www.zoho.com/privacy.html https://www.zoho.com/know-your-datacenter.html |
| Google Drive (Google) | Documentos y hojas de cálculo internas, en una cuenta personal de Google | Servidores de Google en todo el mundo. La información puede procesarse fuera del país donde vive el usuario. | Sí. | Google dice que no usa el contenido privado de Drive, Documentos y Hojas de cálculo para entrenar sus modelos de IA de base, como Gemini. | https://policies.google.com/privacy?hl=es-419 https://support.google.com/docs/answer/10381817?hl=es-419 |
| Hostinger | Hosting del sitio web | Hostinger International Ltd. trata los datos en Reino Unido, Países Bajos, Lituania o Chipre. También tiene servidores fuera de la Unión Europea, por ejemplo en Estados Unidos, Brasil, Singapur e Indonesia. | Sí. | Su acuerdo de tratamiento de datos (sección 2.2) dice que Hostinger solo usa los datos del cliente para prestar los servicios. | https://www.hostinger.com/legal/privacy-policy https://www.hostinger.com/legal/dpa |
| HubSpot | CRM | Cada cuenta queda en un centro de datos de Amazon Web Services: Estados Unidos (Virginia u Oregón), Canadá, Australia o Unión Europea (Alemania). | Sí. Su acuerdo de tratamiento de datos (sección 6) dice que los datos pueden llegar a HubSpot, Inc. en Estados Unidos y a otros países de sus filiales y subencargados. | Sus términos de servicio (sección 5.3.1) regulan el uso de los datos de clientes para mejorar sus modelos de IA. | https://legal.hubspot.com/terms-of-service https://legal.hubspot.com/dpa https://knowledge.hubspot.com/account-security/hubspot-cloud-infrastructure-and-data-hosting-frequently-asked-questions |
| WhatsApp Business (WhatsApp LLC, empresa de Meta Platforms) | Conversaciones con prospectos, clientes y aspirantes en el número 301 858 1676, en la app WhatsApp Business | WhatsApp usa los centros de datos y la infraestructura global de Meta, incluidos los de Estados Unidos. | Sí. La información puede transferirse o almacenarse en Estados Unidos y en los países donde estén las filiales, socios o proveedores de las empresas de Meta. Para Latinoamérica, su anexo global de transferencia de datos aplica las cláusulas contractuales modelo de la Red Iberoamericana de Protección de Datos. | Sus términos y su política de privacidad no mencionan el uso de los datos del negocio para entrenar IA. | https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy?lang=es_LA https://www.whatsapp.com/legal/WhatsApp-Terms-for-WhatsApp-Business-App https://www.whatsapp.com/legal/business-data-processing-terms https://www.whatsapp.com/legal/DTA |
| Meta WhatsApp Business Platform – Cloud API (Meta Platforms) | Asistente automático del número 323 907 1790: recibe y envía los mensajes del bot | Servidores en centros de datos de Meta. Los mensajes se guardan como máximo 30 días; los identificadores de usuario se borran dentro de los 30 días siguientes a la última actualización de estado del mensaje. Si se activa el almacenamiento local, los mensajes quedan en reposo en el país elegido (no incluye Colombia; en Latinoamérica solo Brasil). Libreta de contactos: Meta guarda el número y el identificador (BSUID) de quien escribe o recibe mensajes del negocio, hasta que se desactive la función o se cierre la cuenta. | Sí. Meta procesa los mensajes en sus centros de datos, incluidos los de Estados Unidos. | Meta dice que la Cloud API solo usa los mensajes por cuenta y según las instrucciones del negocio, y que no los usa automáticamente para los anuncios. La documentación no menciona entrenamiento de IA con esos mensajes. Si el negocio usa funciones de IA de Meta, aplican otras condiciones. | https://developers.facebook.com/documentation/business-messaging/whatsapp/data-privacy-and-security/ https://developers.facebook.com/docs/whatsapp/cloud-api/overview/local-storage/ https://developers.facebook.com/documentation/business-messaging/whatsapp/business-scoped-user-ids/ |
| Make (Celonis, Inc.) | Automatización del asistente: guarda la tabla de pasos con el número de teléfono y las respuestas (data store) y el historial de ejecuciones | Cada organización elige al crearse un centro de datos en Estados Unidos o en la Unión Europea, y no se puede cambiar. Nuestra organización está en la región de Estados Unidos y usa el plan Free. Alojamiento en Amazon Web Services (Estados Unidos o Irlanda) y base de datos MongoDB. El historial detallado de ejecuciones se guarda 7 días en el plan Free y 30 días en Core, Pro y Teams. Las filas del data store quedan guardadas hasta que se borran. | Sí, a Estados Unidos (región de nuestra organización). Celonis, Inc. está en Estados Unidos y está adherida al Data Privacy Framework; su acuerdo de tratamiento de datos (sección 7) prevé cláusulas contractuales tipo. Algunos subencargados están en Estados Unidos. | Ni su aviso de privacidad ni su acuerdo de tratamiento de datos mencionan el entrenamiento de IA con los datos del cliente. El acuerdo (sección 3.6) dice que Make no vende los datos ni los usa para fines comerciales propios. Nuestro escenario no usa módulos de IA. | https://www.make.com/en/privacy-notice https://www.make.com/data-processing-agreement.pdf https://help.make.com/organizations https://help.make.com/scenario-history |
| Google Hojas de cálculo y Gmail (Google) | Hoja “Prospectos Soy Cardona Live”, donde el asistente registra las filas, y cuenta personal de Gmail (no Workspace) desde la que Make envía las notificaciones de prospectos | Servidores de Google en todo el mundo. La información puede procesarse fuera del país donde vive el usuario. | Sí. | Google dice que no usa los datos de Workspace (correos, documentos) para entrenar ni mejorar los modelos de IA generativa que impulsan Gemini sin permiso del usuario. Si el usuario conecta sus datos a las Apps con Gemini, aplican otras condiciones. | https://policies.google.com/privacy?hl=es-419 https://support.google.com/mail/answer/14615114?hl=es-419 |
| Correo de Grok Bot (mail.grokbot.com) | Recibe en un buzón del servicio de correo de Grok Bot las notificaciones de prospectos (nombre, teléfono y mensajes) que envía el módulo de Gmail de Make | La documentación pública del servicio no indica dónde se guarda el correo. Los correos y adjuntos se borran al eliminar la cuenta de Grok Bot. | Sí. El servicio se presta desde el exterior; su documentación no indica en qué países guarda los datos. | La documentación del servicio dice que la exclusión del entrenamiento sigue la configuración de privacidad de la cuenta. | https://cursor.com/help/grok-bot/agent-email https://docs.x.ai/grok-bot/approvals-security-and-privacy |
| Telegram (Telegram Messenger Inc.) | Aviso interno al responsable: un bot de Telegram conectado a Make envía a un chat privado un mensaje por cada solicitud nueva, con los datos de la solicitud (por ejemplo nombre, teléfono, ciudad y tipo) | Servidores de Telegram fuera de Colombia. Su política de privacidad indica que los datos de usuarios del Reino Unido y del Espacio Económico Europeo se guardan en Países Bajos; no precisa dónde quedan los demás. | Sí. | Su política de privacidad no menciona el uso de los mensajes para entrenar IA. | https://telegram.org/privacy |
Encargados. Hostinger (acuerdo de tratamiento de datos, sección 2.1) y HubSpot (acuerdo de tratamiento de datos) actúan como encargados. Make actúa como encargado según su acuerdo de tratamiento de datos (sección 2.1). Meta, al prestar la Cloud API, actúa como encargado del negocio según su documentación de privacidad y seguridad. Zoho se presenta como quien trata la información que le confía el cliente (política de privacidad, parte II). Google, en una cuenta personal, no tiene acuerdo de encargado (esto incluye Hojas de cálculo y Gmail si se usan con una cuenta personal). Rigen sus condiciones del servicio y su política de privacidad. Para Telegram y para el correo de Grok Bot no encontramos un acuerdo de encargado publicado; rigen sus condiciones del servicio.
WhatsApp Business. Usamos la app WhatsApp Business en el número 301 858 1676. La presta WhatsApp LLC fuera de la región europea y del Reino Unido. Sus términos dicen que el negocio es responsable y que WhatsApp trata como encargado los datos de contacto de los clientes, por ejemplo los números de teléfono. Esa relación se rige por los términos de tratamiento de datos de WhatsApp Business. Otros datos, como los de la cuenta del negocio y los registros de uso, WhatsApp los trata para sus propios fines y puede compartirlos con las empresas de Meta.
WhatsApp Business Platform (Cloud API). Solo el número 323 907 1790 funciona con la Cloud API, un servicio distinto de la app; el 301 858 1676 sigue en la app WhatsApp Business. Meta recibe los mensajes cifrados, los descifra y los entrega a nuestro asistente automático (en Make). Meta también mantiene una libreta de contactos que guarda el número de teléfono y el identificador de cada persona que escribe a cualquier número de nuestro portafolio de negocio. Podemos borrar una entrada concreta o desactivar la función, lo que borra lo guardado.
9. Transmisión y transferencia internacional
Enviar datos a estos proveedores para que los guarden por nuestra cuenta es una transmisión internacional. La transmisión entre un responsable y un encargado no requiere informarse al titular ni su consentimiento cuando existe un contrato con el contenido del Decreto 1377 de 2013, art. 25 (Decreto 1377 de 2013, art. 24; compilados en los art. 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015).
Los acuerdos de estos proveedores no nombran la Ley 1581 de 2012. Por eso informamos estas transmisiones en esta política, a la que remite el aviso que aceptan las personas.
Una transferencia internacional ocurre cuando el receptor trata los datos como responsable. La Ley 1581 de 2012, art. 26, la prohíbe hacia países sin un nivel adecuado de protección. Hay excepciones, como la autorización expresa e inequívoca del titular o la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable.
10. Autorización
Pedimos la autorización previa e informada del titular por un medio que permita consultarla después (Ley 1581 de 2012, art. 9).
La autorización puede darse por escrito, de forma oral o con conductas inequívocas. El silencio nunca cuenta como autorización (Decreto 1377 de 2013, art. 7, compilado en el art. 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015).
Al pedirla, el aviso informa que usamos los datos para gestionar la consulta del titular (la finalidad completa está en la sección 7), que puede modificarlos o eliminarlos, y le da el enlace a esta política, donde están nuestros datos de contacto, el carácter facultativo de responder sobre datos sensibles y los derechos del titular (Ley 1581 de 2012, art. 12).
Conservamos prueba de cada autorización (Decreto 1377 de 2013, art. 8, compilado en el art. 2.2.2.25.2.5 del Decreto 1074 de 2015).
Cuando tomamos un dato de una fuente de acceso público, en el primer contacto le decimos al titular de dónde lo obtuvimos. Le damos el enlace a esta política y le pedimos autorización para seguir tratándolo. Si no la da, suprimimos el dato.
La ley señala casos en que no se necesita autorización. Por ejemplo, los datos de naturaleza pública o la información que pida una entidad pública o una orden judicial (Ley 1581 de 2012, art. 10).
Para los datos de la sección 5, la autorización la pide el cliente como responsable.
Aspirantes a modelos y personas que piden servicios. Cuando alguien escribe al 323 907 1790, recibe primero un menú de opciones. Si elige «Trabajar como streamer», recibe el aviso de privacidad con el enlace a esta política y el botón «Soy mayor, acepto»; presionarlo cuenta como autorización expresa. Si elige otra opción, recibe un mensaje con el enlace a esta política y nos escribe su nombre y lo que necesita; esa conducta inequívoca cuenta como autorización solo para responderle (sección 4.4). En el 301 858 1676, donde no hay botón, si después de leer el aviso la persona envía sus datos para postularse, esa conducta inequívoca cuenta como autorización. El chat y el registro de la aceptación en el asistente quedan como prueba (Decreto 1377 de 2013, art. 7 y 8, compilados en los art. 2.2.2.25.2.4 y 2.2.2.25.2.5 del Decreto 1074 de 2015).
El aviso dice:
“🔒 Tu privacidad es clave para nosotros. Solo usaremos tus datos para gestionar tu consulta. Tienes derecho a modificarlos o eliminarlos en cualquier momento. Conoce nuestra política en: https://soycardonalive.com/politica-de-tratamiento-de-datos/ Al continuar, confirmas que eres mayor de 18 años.”
Botones: «Soy mayor, acepto» y «No continuar».
11. Derechos del titular
Según la Ley 1581 de 2012, art. 8, el titular puede:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos. Incluye los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
- Pedir prueba de la autorización, salvo los casos del art. 10 de la ley.
- Ser informado, si lo pide, del uso que le hemos dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
- Revocar la autorización o pedir la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder gratis a sus datos.
El titular puede consultar gratis sus datos al menos una vez cada mes calendario. También cada vez que esta política cambie de forma sustancial (Decreto 1377 de 2013, art. 21, compilado en el art. 2.2.2.25.4.2 del Decreto 1074 de 2015).
Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro (Decreto 1377 de 2013, art. 20, compilado en el art. 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015).
La revocatoria y la supresión no proceden cuando el titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (Decreto 1377 de 2013, art. 9, compilado en el art. 2.2.2.25.2.6 del Decreto 1074 de 2015).
Antes de acudir a la SIC, el titular debe agotar la consulta o el reclamo ante nosotros (Ley 1581 de 2012, art. 16).
12. Quién atiende consultas y reclamos
La persona encargada de la protección de datos y de tramitar las solicitudes es William Cardona (Decreto 1377 de 2013, art. 23, compilado en el art. 2.2.2.25.4.4 del Decreto 1074 de 2015).
- Domicilio: Medellín, Colombia
- Correo: hola@soycardonalive.com
- Teléfono y WhatsApp Business: 301 858 1676
Toda solicitud debe incluir el nombre o alias del titular, un medio de contacto para responder y lo que pide. Si actúa otra persona, debe incluir el documento que acredite su calidad.
13. Procedimiento de consultas
Aplica la Ley 1581 de 2012, art. 14:
- La consulta se envía por los canales de la sección 12, que nos permiten guardar prueba de ella.
- Respondemos en un máximo de 10 días hábiles desde que la recibimos.
- Si no podemos responder en ese plazo, le informamos al interesado el motivo y la nueva fecha. La nueva fecha no puede superar 5 días hábiles después del primer plazo.
14. Procedimiento de reclamos
Aplica la Ley 1581 de 2012, art. 15. Por esta vía también se corrige, actualiza o suprime un dato y se revoca la autorización.
- El reclamo se envía por los canales de la sección 12. Debe incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos que quiera hacer valer.
- Si está incompleto, le pedimos al interesado que lo complete dentro de los 5 días siguientes a recibirlo. Si pasan 2 meses sin que entregue la información, se entiende que desistió.
- Si no somos competentes, lo trasladamos a quien corresponda en máximo 2 días hábiles y le avisamos al interesado. Para los datos de la sección 5, lo trasladamos al cliente que es su responsable.
- Con el reclamo completo, en máximo 2 días hábiles marcamos el registro con la leyenda “reclamo en trámite” y su motivo, hasta que se decida.
- Respondemos en un máximo de 15 días hábiles contados desde el día siguiente a recibirlo.
- Si no podemos responder en ese plazo, informamos el motivo y la nueva fecha. La nueva fecha no puede superar 8 días hábiles después del primer plazo.
15. Deberes del responsable y del encargado
Como responsable cumplimos los deberes de la Ley 1581 de 2012, art. 17. Como encargado de los datos de la sección 5 cumplimos los deberes del art. 18. Entre ellos: guardar la información con seguridad, actualizar los datos que nos reporte el cliente dentro de los 5 días hábiles siguientes, dar acceso solo a quien deba tenerlo e informar a la SIC si hay violaciones a los códigos de seguridad.
16. Seguridad y confidencialidad
Damos acceso a las bases de datos solo a quien lo necesita para su labor. Usamos cuentas con contraseña y control de permisos en los proveedores de la sección 8. Quienes participan en el tratamiento guardan reserva, incluso después de terminar su relación con nosotros (Ley 1581 de 2012, art. 4, literales g y h).
17. Vigencia y conservación de los datos
Esta política rige desde el 28 de octubre de 2026. Versión 4. Reemplaza la versión 3, vigente desde el 28 de octubre de 2026.
Conservamos los datos personales durante 12 meses, salvo que la ley exija un plazo mayor para documentos contables o contractuales (Decreto 1377 de 2013, art. 11, compilado en el art. 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015). Al terminar la asesoría, los datos de la sección 5 los devolvemos o suprimimos según instruya el cliente.
Cómo borramos los datos. Los 12 meses se cuentan desde la última interacción con el titular. Una vez al mes revisamos las bases y borramos los registros que cumplieron el plazo, los de personas descartadas (sección 6) y los de quien pidió la supresión:
- Make, data store del asistente: borramos las filas completas de esas personas (número, respuestas y demás campos). Las filas no se borran solas.
- Make, historial de ejecuciones: se borra automáticamente a los 7 días, plazo de nuestro plan. Si está activado, revisamos y borramos también el almacenamiento de ejecuciones incompletas.
- Hoja de Google “Prospectos Soy Cardona Live”: borramos las filas y revisamos el historial de versiones de la hoja.
- Gmail: borramos los correos de notificación enviados (carpeta Enviados de la cuenta de Gmail que usa Make) y vaciamos la papelera.
- WhatsApp: borramos el chat en la app WhatsApp Business (301 858 1676). En la Cloud API (323 907 1790), Meta borra los mensajes a más tardar a los 30 días; borramos la entrada de la persona en la libreta de contactos de Meta.
- Correo de Grok Bot (mail.grokbot.com): borramos las notificaciones recibidas con datos de esas personas.
- Telegram: borramos del chat privado los avisos con datos de esas personas.
- HubSpot, Google Drive y Zoho Sign: borramos los registros que ya no se necesiten, salvo los documentos contables o contractuales que la ley obligue a conservar.
Las bases de datos estarán vigentes mientras se desarrolle la actividad de Soy Cardona Live.
Si hacemos cambios sustanciales en esta política, en especial sobre la identificación del responsable o las finalidades, los comunicaremos a los titulares antes de aplicarlos o a más tardar al aplicarlos. Si cambia la finalidad, pediremos una nueva autorización (Decreto 1377 de 2013, art. 5 y 13, compilados en los art. 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015).
Esta versión incluye cambios sustanciales frente a la del 28 de octubre de 2026: un nuevo proveedor (Telegram) y la descripción de cómo se informa y autoriza a quienes piden servicios. Por eso la comunicaremos a los titulares publicando de nuevo esta política en el sitio web.
18. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)
El RNBD es el directorio público de bases de datos que administra la SIC (Ley 1581 de 2012, art. 25). Según la SIC, solo deben inscribir sus bases las sociedades y las entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT, y las personas jurídicas de naturaleza pública.
El responsable de esta política es una persona natural. Por eso no está obligado a inscribir sus bases en el RNBD. Igual cumple las demás obligaciones de la Ley 1581 de 2012, como tener esta política, pedir la autorización y atender consultas y reclamos.
19. Fuentes
- Ley 1581 de 2012, Gestor Normativo de Función Pública: https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=49981
- Ley 1581 de 2012, Secretaría General del Senado: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1581_2012.html
- Decreto 1377 de 2013, Gestor Normativo de Función Pública: https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=53646
- Decreto 1074 de 2015, Gestor Normativo de Función Pública: https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=76608
- Decreto 1074 de 2015, copia publicada por la SIC: https://sigi.sic.gov.co/SIGI/files/mod_documentos/anexos/2243/Decreto_1074_de_2015_Sector_Comercio,_Industria_y_Turismo.pdf
- Decreto 090 de 2018, Gestor Normativo de Función Pública: https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=85039
- SIC, concepto sobre quiénes deben inscribir bases de datos en el RNBD: https://sedeelectronica.sic.gov.co/publicaciones/boletin-juridico/concepto/cuales-personas-estan-obligadas-realizar-el-registro-de-bases-de-datos-personales-en-el-rnbd
- Zoho, política de privacidad: https://www.zoho.com/privacy.html
- Zoho, centros de datos: https://www.zoho.com/know-your-datacenter.html
- Google, política de privacidad: https://policies.google.com/privacy?hl=es-419
- Google, privacidad en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Vids: https://support.google.com/docs/answer/10381817?hl=es-419
- Hostinger, política de privacidad: https://www.hostinger.com/legal/privacy-policy
- Hostinger, acuerdo de tratamiento de datos: https://www.hostinger.com/legal/dpa
- HubSpot, términos de servicio para clientes: https://legal.hubspot.com/terms-of-service
- HubSpot, acuerdo de tratamiento de datos: https://legal.hubspot.com/dpa
- HubSpot, preguntas frecuentes sobre infraestructura y alojamiento de datos: https://knowledge.hubspot.com/account-security/hubspot-cloud-infrastructure-and-data-hosting-frequently-asked-questions
- WhatsApp, política de privacidad para Latinoamérica: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy?lang=es_LA
- WhatsApp, términos de la app WhatsApp Business: https://www.whatsapp.com/legal/WhatsApp-Terms-for-WhatsApp-Business-App
- WhatsApp, términos de tratamiento de datos de WhatsApp Business: https://www.whatsapp.com/legal/business-data-processing-terms
- WhatsApp, anexo global de transferencia de datos: https://www.whatsapp.com/legal/DTA
- Meta, privacidad y seguridad de la Cloud API: https://developers.facebook.com/documentation/business-messaging/whatsapp/data-privacy-and-security/
- Meta, almacenamiento local de la Cloud API: https://developers.facebook.com/docs/whatsapp/cloud-api/overview/local-storage/
- Meta, identificadores de usuario y libreta de contactos: https://developers.facebook.com/documentation/business-messaging/whatsapp/business-scoped-user-ids/
- Make, aviso de privacidad: https://www.make.com/en/privacy-notice
- Make, acuerdo de tratamiento de datos: https://www.make.com/data-processing-agreement.pdf
- Make, organizaciones y región del centro de datos: https://help.make.com/organizations
- Make, historial de escenarios: https://help.make.com/scenario-history
- Google, cómo Gemini en Gmail y Workspace protege los datos: https://support.google.com/mail/answer/14615114?hl=es-419
- Grok Bot, dirección de correo del asistente: https://cursor.com/help/grok-bot/agent-email
- Grok Bot, aprobaciones, seguridad y privacidad: https://docs.x.ai/grok-bot/approvals-security-and-privacy
- Telegram, política de privacidad: https://telegram.org/privacy